Личные дела трудовой кодекс

Трудовой кодекс РФ

c комментариями

Комментарий к статье 85

§ 1. Внесенные в гл. 14 изменения коснулись в основном обозначения правовой базы регламентации, относящейся к персональным данным работников и их защите. Слова «федеральным законом» заменены словами «настоящим Кодексом и иными федеральными законами» (см., например, пп. 5 и 7 ст. 86, абз. 4 ст. 88), или к упоминанию Кодекса добавлено указание и на иные федеральные законы (см., например, последний абз. ст. 88, абз. 6 ст. 89). Уточнена редакция ст. 90.

§ 2. Нормы о защите персональных данных работника абсолютно новые для трудового законодательства.
Естественно, что при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности у работодателя накапливаются документы, справки, заявления и другие материалы, которые вместе с трудовым договором и приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. Содержащиеся в личном деле материалы нередко носят конфиденциальный характер. Знакомство с ними может быть разрешено только самому работнику, руководителю, персоналу кадровой службы, но лишь в силу их служебных полномочий.

§ 3. Международные акты, Конституция РФ, другие федеральные законы предусматривают защиту сведений о личности и личной жизни граждан от необоснованного ознакомления с ними или распространения этих сведений без ведома (согласия) лица, к которому эти сведения относятся.
Среди международных актов, защищающих права и свободы человека, тайну его частной и семейной жизни, следует назвать прежде всего Всеобщую декларацию прав человека 1948 г., Конвенцию о защите прав человека и основных свобод 1950 г., Международный пакт о гражданских и политических правах 1976 г., Конвенцию Содружества Независимых Государств о правах и основных свободах человека 1995 г.
Россия ратифицировала Конвенцию Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 г. с поправками от 15 июня 1999 г. (см. Федеральный закон от 19 декабря 2005 г. N 160-ФЗ // СЗ РФ. 2005. N 52 (ч. I). Ст. 5573) с рядом оговорок:
1) Россия не будет применять Конвенцию к персональным данным:
а) обрабатываемым физическим лицом исключительно для личных и семейных нужд;
б) отнесенным к государственной тайне в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне;
2) будет применять Конвенцию к персональным данным, которые не подвергаются автоматизированной обработке, если применение Конвенции соответствует характеру действий, совершаемых с персональными данными без использования средств автоматизации;
3) оставляет за собой право устанавливать ограничения права субъекта персональных данных на доступ к персональным данным о себе в целях защиты безопасности государства и общественного порядка.
10 февраля 2006 г. Президентом РФ подписано распоряжение N 54-РП «О подписании дополнительного протокола к Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, касающегося наблюдательных органов и трансграничной передачи данных» (СЗ РФ. 2006. N 7. Ст. 769).
Распоряжением Правительства РФ от 9 июня 2005 г. N 748-р одобрена Концепция создания системы персонального учета населения Российской Федерации (Бюллетень трудового и социального законодательства РФ. 2005. N 7. С. 35).

§ 4. Конституция РФ устанавливает, что в Российской Федерации признаются и гарантируются права и свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в соответствии с настоящей Конституцией (ст. 17). Основные права и свободы человека не отчуждаются и принадлежат каждому от рождения (ч. 2 той же статьи).
Осуществление прав и свобод человека и гражданина не должно нарушать права и свободы других лиц (ч. 3 той же статьи).

§ 5. Основным действующим актом, регулирующим отношения, в определенной мере связанные с персональными данными работника и их защитой, служит Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (СЗ РФ. 1995. N 8. Ст. 609).

§ 6. Статья 85 ТК формулирует два основных для данной главы понятия:
1) персональные данные работника;
2) обработка персональных данных работника.
Персональные данные работника содержат ряд признаков, отличающих их от иных сведений о работнике (гражданине, человеке). В них сосредоточена информация, необходимая именно работодателю и именно в связи с трудовым отношением с конкретным работником. Персональные данные работника, в первую очередь связанные с его трудовой деятельностью, служат основанием для определения его трудоправового статуса, его положения как стороны трудового договора с данным работодателем.
Сведения о личности работника, его трудовом пути, семейном положении имеют сугубо персональный характер, относятся только к нему, его жизни и деятельности.
Придавая правовой характер указанным сведениям, ТК формулирует понятие персональных данных работника (ч. 1 ст. 85) и понятие обработки этих данных (ч. 2 той же статьи). Обработка персональных данных работника включает производимые работодателем в лице полномочных его представителей (как правило, сотрудников кадровой службы) операции (действия) по: а) получению, б) хранению, в) комбинированию, г) передаче персональных данных работника или иному их использованию.

§ 7. Нормативную основу работы с персональными данными составляют как названные в § 2 и 3 комментария к настоящей статье акты, так и иные международные акты и федеральные законы.

§ 8. В Конвенции о защите частных лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера 1981 г. (в ней участвуют государства — члены Совета Европы) в понятие «данные личного характера» включается любая информация, относящаяся к физическому лицу, либо идентифицированному, либо которое может быть идентифицировано (ст. 2).

§ 9. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (СЗ РФ. 1995. N 8. Ст. 609) под информацией о гражданах (персональные данные) понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

§ 10. Идентификации личности способствует паспорт и содержащиеся в нем сведения. Положение о паспорте гражданина Российской Федерации, образец бланка и описание паспорта гражданина РФ утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828 с последующими изменениями (СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3444; 1999. N 41. Ст. 4918; 2001. N 3. Ст. 242; 2002. N 4. Ст. 330; 2003. N 27. Ст. 2813; 2004. N 5. Ст. 374).

§ 11. Идентифицировать личность позволяют и дактилоскопические данные. Для работников органов, предназначенных для борьбы с преступностью, эти данные имеют непосредственное значение. В связи с этим 25 июля 1998 г. был принят Федеральный закон «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации», с изменениями (СЗ РФ. 1998. N 31. Ст. 3806; 2000. N 46. Ст. 4537). Для отдельных категорий лиц гражданской государственной службы приняли инструкции, предусматривающие обязательность и порядок проведения дактилоскопической регистрации. Например, Приказом Государственного комитета РФ по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ от 28 января 2004 г. N 18 утверждена Инструкция о порядке проведения обязательной государственной дактилоскопической регистрации сотрудников органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (Бюллетень нормативных актов. 2004. N 11. С. 125).

§ 12. О персональных данных гражданских служащих и их обязательной дактилоскопической регистрации см. главу 7 и ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (СЗ РФ. 2004. N 31. Ст. 3215). Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 (СЗ РФ. 2005. N 23. Ст. 2242).
Обязательная дактилоскопическая регистрация предусмотрена для спасателей аварийно-спасательных служб (см. ст. 24.1 Федерального закона от 22 августа 1995 г. N 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» с последующими изменениями и дополнениями (СЗ РФ. 1995. N 35. Ст. 3503)).

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

СТ 87 ТК РФ.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

Комментарий к Ст. 87 Трудового кодекса РФ

1. Порядок хранения персональных данных работника определяется работодателем самостоятельно либо с участием работников и их представителей.

Персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой определяется работодателем. Стандартизированный перечень документации по учету труда и его оплаты утвержден Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы, содержащие информацию о конкретном работнике, соединяются в личном деле работника. Порядок его ведения и хранения устанавливается работодателем.

Требования по ведению личного дела государственного гражданского служащего предусмотрены ст. 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В личное дело государственного гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, с ее прохождением, увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Порядок ведения личного дела государственного гражданского служащего определяется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609.

3. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка. Подробнее о ведении трудовых книжек см. ст. 66 ТК РФ и комментарий к ней.

4. Работу по хранению и использованию персональных данных работника осуществляют лица, состоящие с работодателем в трудовых отношениях (сотрудники кадровых, бухгалтерских и иных служб). Поэтому к числу мер по охране персональных данных относится и установление конкретных обязанностей этих работников по обеспечению конфиденциальности информации, относящейся к охраняемой законом тайне. Соответствующее условие должно быть включено в трудовой договор с работником, обрабатывающим персональные данные иных работников (ч. 4 ст. 57 ТК России). Следует, однако, помнить, что на работодателя возлагается обязанность создавать условия, обеспечивающие исполнение работником своих должностных функций по защите охраняемой законом тайны. В частности, работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования (особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудование мест ее хранения, исключающее несанкционированный доступ к информации, и т.п.).

5. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или трудовым договором и они подлежат уничтожению или обезличению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников — в течение 75 лет.

6. Использование работодателем персональных данных работника осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения требований законодательства, обеспечения трудовых прав работника и его личной безопасности, ведения контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Новая редакция Ст. 87 ТК РФ

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

Комментарий к Статье 87 ТК РФ

Согласно статье 87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением трудового законодательства нашей страны.

Другой комментарий к Ст. 87 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Порядок хранения персональных данных работника определяется работодателем самостоятельно либо с участием работников и их представителей.

Персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой определяется работодателем. Стандартизированный перечень документации по учету труда и его оплаты установлены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

К числу документов по учету кадров относятся:

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

личная карточка работника;

личная карточка государственного (муниципального) служащего;

учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

Приказ (распоряжение) о поощрении работников.

Стандартизированными документами по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда являются:

табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда;

табель учета рабочего времени;

журнал регистрации платежных ведомостей;

записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Указанные унифицированные формы по учету кадров обязательны для применения во всех организациях независимо от форм собственности, а документы по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда — в юридических лицах всех форм собственности за исключением бюджетных учреждений. Помимо данных учетных документов работодатель вправе устанавливать и иные документы, фиксирующие информацию о работнике в связи с трудовыми отношениями.

2. Документы, содержащие информацию о конкретном работнике, соединяются в личном деле работника. Порядок его ведения и хранения устанавливается работодателем.

Ведение личного дела государственного гражданского служащего предусмотрено ст. 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В личное дело государственного гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Порядок ведения личного дела государственного гражданского служащего определяется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609.

К личному делу гражданского служащего приобщаются:

письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ (далее — должность гражданской службы);

собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;

копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой государственного органа.

Ведение личных дел также особо оговаривается законодателем применительно к прокурорским работникам (ст. 41.2 Закона РФ от 17 января 1992 г. N 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»). Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором РФ.

3. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка. Подробнее о ведении трудовых книжек см. ст. 66 ТК РФ и комментарий к ней.

4. Работу по хранению и использованию персональных данных работника осуществляют лица, состоящие с работодателем в трудовых отношениях (сотрудники кадровых, бухгалтерских и иных служб). Поэтому к числу мер по охране персональных данных относится и установление конкретных обязанностей этих работников по обеспечению конфиденциальности информации, относящейся к охраняемой законом тайне. Соответствующее условие должно быть включено в трудовой договор с работником, обрабатывающим персональные данные иных работников (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). Следует, однако, помнить, что на работодателя возлагается обязанность создавать условия, обеспечивающие исполнение работником своих должностных функций по защите охраняемой законом тайны. В частности, работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования (особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудование мест ее хранения, исключающее несанкционированный доступ к информации и т.п.).

5. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников — в течение 75 лет. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, по общему правилу хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

6. Использование работодателем персональных данных работника осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения требований законодательства, обеспечения трудовых прав работника и его личной безопасности, ведения контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций. Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. В статье мы рассмотрим состав личного дела, процесс его формирования и хранения, а также порядок подготовки к сдаче в архив.

Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.

Состав личного дела сотрудника

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

  • анкета;
  • резюме;
  • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • заявление о приеме на работу;
  • медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
  • трудовой договор;
  • личная карточка по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
  • копия приказа о приеме на работу и т. д.

Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

  • копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
  • договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • должностные инструкции;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
  • справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
  • соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
  • аттестационные листы;
  • докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
  • различные акты и уведомления;
  • копии документов о повышении квалификации и т. д.

В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

  • заявление работника об увольнении;
  • копия приказа об увольнении.

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
  • номер личного дела;
  • заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
  • дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
  • количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
  • срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

  • личная карточка по форме Т-2;
  • анкета;
  • резюме;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

  • номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
  • графу «порядковый номер документа»;
  • графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
  • графу «дата документа»;
  • графу «заголовок документа»;
  • графу «дата включения документа в личное дело»;
  • графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Хранение личного дела

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

  • на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
  • свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
  • доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
  • требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
  • требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
  • обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам). В нем указываются:

  • цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела;
  • количество листов внутренней описи;
  • особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);
  • наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела. Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Электронная версия журнала
«ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ»

Лучшее предложение для тех, кому нужен минимальный бюджет и практическая информация по учету и налогам.

Понятие и ведение личного дела

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 22.09.2016 2016-09-22

Статья просмотрена: 238 раз

Библиографическое описание:

Котова И. С. Понятие и ведение личного дела // Молодой ученый. — 2016. — №19. — С. 463-464. — URL https://moluch.ru/archive/123/33879/ (дата обращения: 02.10.2018).

Понятие исостав личного дела

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т. п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами. Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии — документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

‒ порядковый номер дела;

‒ фамилия, имя, отчество работника;

‒ дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве. Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 № 79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Процедура ведения личного дела

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:

‒ обязательно ли вести личные дела?

‒ на какие категории работников их заводить?

‒ какие документы помещать в личное дело?

‒ в какой последовательности располагать документы в личном деле?

‒ как передавать личное дело на архивное хранение?

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

  1. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить: Ю. М. Михайлов — М., Берлин: Директ-Медиа, 2014–160 с.

2. Электронное офисное делопроизводство: учебник: В. В.Персианов , Е. З.Киреева , М. Н. Казакова — М., Берлин: Директ-Медиа, 2016– 326 с.